A EFD Reinf é um projeto inovador que promete impactar o trabalho dos contadores e profissionais da área fiscal e departamento pessoal. Trata-se de um projeto integrante do Sistema de Escrituração Pública Digital (SPED), que simplifica e unifica a entrega das retenções e outras informações fiscais.

As informações constantes nessa nova escrituração substituem as informações contidas em outras obrigações acessórias, como o módulo da EFD-Contribuições que apura a Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta (CPRB).

E para que serve a EFD Reinf?

E é justamente para facilitar esse trabalho que a EFD Reinf foi desenvolvido pelo Governo Federal, com o intuito de fornecer maneiras mais fáceis e mais rápidas de prestar informações ao Fisco, mas também de forma mais tempestiva, rigorosa e com maior controle. Além disso, o próprio governo terá como fiscalizar mais profundamente a validade das informações enviadas.

A implantação da EFD Reinf contribui significativamente para as empresas de contabilidade, pois ele permite uma modernização no processo de prestação de informações das retenções, as quais eram enviadas por meio de ferramentas já obsoletas, com pouco eficiência.

Portanto, esse projeto permite mais rapidez, modernidade e segurança na transferência de informações, bem como maior garantia de fiscalização por parte do Fisco.

Como funciona a prestação de informações da EFD Reinf para contadores?

Os dados da EFD Reinf são enviados por meio de uma webservice, isto é, a empresa usa seu sistema de escrituração fiscal e este se comunicará automaticamente com um banco de dados do Fisco. Com isso, as informações serão prestadas tempestivamente, seja sobre serviços prestados, tomados e demais informações sobre retenções.

E é interessante dizer que as informações enviadas serão centralizadas em uma plataforma chamada Declaração de Créditos Tributários Federais, a DCTF Web, a qual vai recepcionar todos esses dados e permitir que, depois de todos enviados, a pessoa gere a guia para o pagamento de todos os tributos.

Outra diferença que precisa entender é sobre o EFD Reinf e a DIRF, além de saber os impactos que elas ainda geram dentro dos escritórios contábeis.

E quem é obrigado a implantar a EFD Reinf?

Basicamente, todas as empresas devem ficar atentas ao cronograma de prestação de informações, pois a implantação da EFD Reinf é obrigatória para:

• Pessoas jurídicas que prestam e/ou que contratam serviços realizados, mediante cessão de mão de obra nos termos do art. 31 da Lei nº 8.212, de 24 de julho de 1991;
• Pessoas jurídicas responsáveis pela retenção da Contribuição para o PIS/Pasep, da Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (Cofins) e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL);
• Pessoas jurídicas optantes pelo recolhimento da Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta (CPRB);
• Produtor rural pessoa jurídica e agroindústria quando sujeitos a contribuição previdenciária substitutiva sobre a receita bruta proveniente da comercialização da produção rural nos termos do art. 25 da Lei nº 8.870, de 15 de abril de 1994, na redação dada pela Lei nº 10.256, de 9 de julho de 2001 e do art. 22A da Lei nº 8.212, de 24 de julho de 1991, inserido pela Lei nº 10.256, de 9 de julho de 2001, respectivamente;
• Associações desportivas que mantenham equipe de futebol profissional que tenham recebido valores a título de patrocínio, licenciamento de uso de marcas e símbolos, publicidade, propaganda e transmissão de espetáculos desportivos;
• Empresa ou entidade patrocinadora que tenha destinado recursos à associação desportiva que mantenha equipe de futebol profissional a título de patrocínio, licenciamento de uso de marcas e símbolos, publicidade, propaganda e transmissão de espetáculos desportivos;

5 medidas importantes para implantação da EFD Reinf para contadores

No que tange as empresas de contabilidade, é de conhecimento geral que existem muitas falhas no controle das Retenções. É muito comum, por exemplo, que empresas enviem informações de serviços prestados e tomados para serem executadas com atraso.

O fato é que a maioria das empresas negligenciam muitos processos, no que diz respeito à própria aplicação da legislação fiscal. Esse cenário prejudica bastante o trabalho dos contadores, os quais precisam realizar atualizações e alterações constantes em documentos. Contudo, com a EFD Reinf, um formato de prestação mais modernizado, os dados são prestados quase que em tempo real, o que dificulta a realização de qualquer tipo de correção ou arranjo.

Nesse sentido, as empresas terão que adequar suas rotinas às novas exigências do Fisco. E mais do que nunca, as empresas de contabilidade precisam estar preparadas para realizar esse trabalho, capacitar funcionários e conscientizar seus clientes. Por considerar isto, abaixo estão elencados 5 pontos que precisam ser levados em conta pelas empresas contábeis na hora de implantar a  EFD Reinf. Confira:

1) Mapeamento dos processos

É muito importante que a empresa defina, com base nas regras fiscais e da EFD Reinf, como devem ser feitos os processos de retenções, serviços prestados e tomados, dentre outros. Além disso, torna-se essencial que a empresa contábil elabore esses processos e comunique seus clientes a respeito deles, sempre certificando-os de que o descumprimento do prazo pode gerar penalidades para as empresas.

2) Revise os cadastros no sistema

Muitas das informações exigidas pela EFD Reinf já estão no sistema de escrituração fiscal das empresas, mas não eram preenchidas. Então é importante revisar esses cadastros.

3) Verifique os cadastros dos tomadores e prestadores de serviços

É essencial revisar os cadastros dos tomadores e prestadores, a parametrização da empresa no sistema, identificar se os dados estão atualizados e se as informações de serviços estão sendo cumpridos plenamente.

4) Capacite suas equipes

Um dos pontos mais importantes é este. As empresas de contabilidade precisam capacitar colaboradores, para que eles possuam conhecimento sobre o funcionamento da EFD Reinf, suas regras, penalidades, e etc. É muito comum que essas pessoas não tenham conhecimento sobre a legislação então é importante que elas estejam por dentro dos procedimentos de retenções.

5) Conscientize seus clientes

Certifique seus clientes a respeito dos riscos e oportunidades da EFD Reinf. As empresas precisam rever situações, pensar em nível de planejamento e gestão tributária. Quando se regulariza com inteligência fiscal, em conformidade com a lei, a ação sai muito mais barata do que quando se está irregular.