Chegou a última semana do eSocial para o envio dos dados da primeira fase que vai até 31 de agosto. E como você já sabe, estamos passando pelo processo de implantação.

Até o momento mais de 1 milhão de empregadores já cumpriu a obrigação de enviar os dados cadastrais da empresa e suas tabelas. E você faz parte dessa estatística?

1) Lembrei na última semana do eSocial, se eu não enviar no prazo haverá multas e penalidades?

Se você acredita que não, é importante saber que o não cumprimento do envio desses dados dentro do prazo estabelecido pode resultar em multas e penalidades e isso, inclusive, já foi formalizado pela comissão do eSocial.

Segundo a comissão, todos os entes estão orientados a não aplicarem tais multas e penalidades, apenas para a empresa que comprovar ter dedicado todos os esforços possíveis para cumprir os prazos.

A pergunta que se coloca é: Como comprovar que problemas o impediu de cumprir o prazo, pois você não tinha como resolver?

Se você pretende deixar para o último dia, lembre-se que tudo pode acontecer, por exemplo, ficar sem acesso à internet e isso não deixará você livre de possíveis penalidades, pois o prazo não se resumo ao dia 31 de agosto.

Na realidade ele iniciou no dia 16 de julho, tempo suficiente para as empresas se adequarem.

2) Quem deve enviar as informações até 31 de agosto de 2018?

Em regra, as empresas que tiveram faturamento inferior a R$ 78 milhões em 2016 estão obrigadas a enviar os dados da primeira fase até 31 de agosto.

Micros, Pequenas empresas e MEI

As micros e pequenas empresas que são aquelas com faturamento anual de até R$ 4,8 milhões e também Microempreendedor Individual podem ingressar no eSocial a partir do mês de novembro, no entanto, deverão enviar os dados da primeira, segunda e terceira fase de forma acumulada.

Se me permite, vai aqui um conselho. Não caia no erro de enviar tudo de forma acumulada, pois você pode encontrar várias inconsistências difíceis de resolver dentro do prazo estabelecido.

Só mais um lembrete, o MEI só está obrigado ao eSocial se tiver empregado.

3) O que devo enviar em cada fase?

1° fase: Cadastro do empregador e tabelas

2° Fase: Empregados e tudo que venha a acontecer posteriormente, como alterações cadastrais, contratuais, aviso prévio, afastamentos, etc.

3° Fase: Envio das folhas de pagamento.

4° Fase: Substituição da GFIP.

5° Fase: dados de segurança e saúde do trabalhador.

4) Deixou para última hora? Saiba o que fazer!

Se você deixou para a ultima hora, vai aqui algumas dicas sobre o envio da primeira fase.

Cadastro da empresa

O primeiro passo é revisar o cadastro da sua empresa. Nela você precisa preencher dados como a Classificação tributária, se há ou não a obrigatoriedade da contratação de aprendiz e pessoa com deficiência, a existência de controle de ponto eletrônico ou não, CNAE – Classificação Nacional de Atividades Econômicas preponderante, entre outras informações.

Você que é usuário do Fortes Pessoal, precisa lembrar que essas informações se encontram na situação da empresa e situação do estabelecimento e é necessário criar um novo histórico com data, em regra, a partir de 01 de janeiro de 2017.

Lotações tributárias

A lotação tributária tem a finalidade de identificar a classificação da atividade para fins de atribuição do código FPAS – Fundo da Previdência e Assistência Social e código de terceiros, ou seja, as outras entidades.

Vale lembrar que a empresa precisa de pelo menos uma lotação tributária. Você que trabalha com tomadores de serviço precisa de uma lotação para cada tomador assim, como as obras de construção civil de terceiros.

Você que é usuário do Fortes Pessoal, precisa lembrar que o primeiro histórico da lotação tributária deve ser 01 de janeiro de 2017.

Mapeamento das rubricas

Apesar de utilizadas apenas na terceira fase, é importante que a empresa realize o mapeamento das rubricas do sistema de folha, com as rubricas do eSocial.

Além disso não custa lembrar da importância desse procedimento, pois ele afeta diretamente os pagamentos e também os encargos, então a dica é, verifique sempre a descrição da rubrica do eSocial antes de associá-la a uma determinada rubrica do seu sistema de folha.

Além disso, as incidências das rubricas merecem atenção especial, principalmente para o IRRF.

Após associar uma rubrica do sistema de folha à rubrica do eSocial, é necessário informar se a rubrica em questão tem incidência para contribuição previdenciária, FGTS, imposto de renda retido na fonte e contribuição sindical.

Se você é usuário do Fortes Pessoal, você pode respirar um pouco mais aliviado, pois o sistema realiza o mapeamento dos eventos padrões e que foram utilizados a partir de 2017 de forma automática.

No entanto, é importante  conferir as rubricas, mesmo aquelas mapeadas pelo sistema, pois as sugestões do sistema, podem não refletir a realidade da sua empresa.

Cargos, horários e funções

Os cargos precisam estar corretamente registrados com o CBO de 2009. No Fortes Pessoal, você tem a opção de excluir os cargos que nunca foram utilizados pela empresa. Esta funcionalidade fica localizada no menu utilitários>empresas>apagar cadastros.

Já os horários precisam estar devidamente informados. Lembre-se que os horários precisam refletir ao máximo a realidade dos empregados.

Aqui fica uma dica em relação aos horários. Se a jornada tem duração de apenas 4 horas, muito comum nos sábados, não se deve informar intervalo.

Primeiro que legalmente não há essa obrigatoriedade, segundo que se você informar 00:00 o eSocial irá criticar já que isso representa a hora 0, ou seja, meio noite.

Já no caso das funções, não há obrigatoriedade de envio, então se você está na correria para cumprir o prazo da primeira fase, aconselho dar prioridade aos cadastros que são obrigatórios.

Processos Administrativos e Judiciais 

Caso a empresa tenha algum processo administrativo ou judicial contra o algum ente do governo, por exemplo, Receita Federal, que afete nos recolhimentos de contribuição previdenciária patronal, FGTS e IRRF, este processo deve ser informado, pois essa informação será utilizada na terceira fase de implantação.

5) Não tenho empregados,  sócios, nem autônomo, estou obrigado ao eSocial?

Sim, porém você não precisa mandar as tabelas e isso faz total sentido. Por que enviar a tabela de cargos, por exemplo, se não existe ninguém ocupando os cargos? Por que enviar o cadastro de horários, se não há empregados registrados nos horários em questão?

Logo, você deve enviar o cadastro da empresa, mas está dispensado de enviar as tabelas.

Atenção a 2ª fase!

Terminado o prazo de envio da primeira fase, é hora de dar atenção a segunda, que por acaso começa em setembro, próximo mês.

Nesse segundo momento você precisa enviar os trabalhadores ativos e isso inclui os trabalhadores afastados até o final de outubro. Mas não para por aí. É também neste momento que você precisa enviar os eventos não periódicos.

Nos eventos não periódicos, temos, por exemplo, o envio de novas contratações, aviso prévio trabalhado, afastamentos, inclusive por férias, alterações cadastrais, contratuais, além de alterações, retificações e exclusões de cadastros e tabelas, entre outras informações.

Se você ainda tem dúvidas sobre os prazos aconselho que você os conheça bem, pois o eSocial traz, em algumas situações, prazos muito específicos e tenho certeza que a última coisa que você deseja é pagar multas e sofrer penalidades.

Essas foram as dicas e agora é colocar a mão na massa antes do dia 31 de agosto, sexta-feira, e curtir o final de semana aliviado com a família e amigos.