A Receita Federal adiou para novembro de 2018 o prazo para empresas com faturamento de até R$ 4,8 milhões se adequarem ao eSocial, data que deveria se encerrar em 16/07. Além destas, ganharam mais tempo para se adequar às regras as micro e pequenas empresas, além dos microempreendedores individuais (MEI). Porém, não é recomendado esperar até novembro para aderir ao programa. Mas, por quê? Quais os motivos para não aproveitar o tempo extra concedido pelo Governo?
1. O faseamento é apenas referência
O governo estipulou a adesão mediante a um faseamento, onde o primeiro grupo, formado pelas empresas com ganhos superiores a R$ 78 milhões, começou em janeiro, e o segundo grupo, que engloba todas empresas privadas, incluindo Simples, MEIs e pessoas físicas (que possuam empregados), começaria agora. Já o terceiro grupo, das empresas públicas, começa em janeiro/2019.
De acordo com notícias do setor, a prorrogação do prazo foi um pedido de entidades representativas de pequenas empresas e de profissionais de contabilidade, uma vez que essas organizações relataram dificuldades para se adequar ao sistema por diversos fatores, como menos estrutura e acesso à informação, sobretudo dos pequenos empresários. Porém, tal argumento perde força quando levamos em consideração o fato de que a Receita Federal já trabalha na preparação para o sistema desde o ano passado!
Mesmo assim, segundo uma pesquisa da Federação Nacional das Empresas de Serviços Contábeis e das Empresas de Assessoramento, Perícias, Informações e Pesquisas (Fenacon), quase 30% das micro e pequenas empresas ainda sequer iniciaram a implantação do sistema. As empresas que já estão prontas à nova ferramenta poderão ingressar no eSocial de forma imediata. Mediante a isso, a recomendação é agir o quanto antes para coletar informações e manter o compliance empresarial, mesmo que o prazo tenha se estendido.
2. A correria de última hora é prejudicial
O principal benefício do faseamento é fazer com que as organizações consigam se acostumar gradualmente com a nova ferramenta, realizando o processo com calma. Deixar para aderir apenas em novembro fará com que você seja obrigado a implementar todo o processo de reunir documentos e dados e de preencher o formulário do eSocial de uma só vez, não permitindo mais a escolha da melhor maneira de aprender a como conduzir o processo. Portanto é importante começar o quanto antes essa preparação, fazendo com que isso seja parte da rotina, em vez de correr para se adequar de forma obrigatória ao final do novo prazo.
3. A entrega de obrigações pode ser feita com mais cuidado
À medida em que as empresas iniciam o processo de adesão, tanto o cliente quanto a empresa que presta esse serviço de auditoria vão se adequando de forma gradativa à nova obrigação, eliminando possíveis erros e antevendo problemas que poderão surgir ao final do prazo, quando tudo deve estar funcionando perfeitamente.
A área de Departamento Pessoal, em geral, tem muitas regras e detalhes que mudam rapidamente, de acordo com novas legislações, atualizações e outros eventos burocráticos, sendo que comumente o prazo é muito curto para todas as adequações. O eSocial vem justamente para fazer com que os processos sejam cumpridos conforme as determinações da CLT de forma mais elaborada, aumentando o poder do Fisco. Como o programa substituirá até 15 processos diferentes de prestações de informações ao governo, como Rais (Relação Anual de Informações Sociais) e Caged (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados), logo, é preciso ser mais cuidadoso e preparado na preenchimento de todos os dados da guia do eSocial. E quem tem mais tempo pode fazer isso com mais cautela.
4. Com calma, você evita fiscalização e multas
O eSocial irá proporcionar um aumento na capacidade de fiscalização de entidades como Ministério do Trabalho e Previdência, sendo que erros comuns no cumprimento da legislação e de procedimentos de entrega das informações poderão ser monitorados de maneira eletrônica, obrigando as empresas a terem mais planejamento e controle das suas ações. Caso um único dado entre os vários exigidos (como nome, CPF, PIS e endereço de cada funcionário) estiver errado ou em branco, as informações não serão enviadas. Quem não se adequar não conseguirá entregar as declarações, perderá a certidão negativa de débitos (sendo considerada inadimplente com o governo) e estará sujeita a multas, que podem chegar até R$ 4.025,33 – baseando-se no artigo 201 da CLT, que prevê esse valor máximo à empresa que deixar de realizar o exame de Atestado de Saúde Ocupacional (ASO), por exemplo.
Em vista disso, manter o compliance é fundamental, já que a empresa continua sendo obrigada a manter todas as informações com previsão legal de entrega dentro do prazo.
5. Desconhecer os tipos jurídicos e regimes tributários existentes
Notadamente as micro e pequenas empresas terão um desafio bem maior do que as grandes para a entrega das declarações a partir do ambiente do eSocial, muitas vezes devido ao fato de terem uma estrutura mais enxuta e uma escassez de profissionais que se dediquem especificamente a essa área. A recomendação, nesses casos, é reservar recursos para investir em tecnologia que facilite a organização e o envio das informações, consultando escritórios de contabilidade e empresas especialistas para saberem se estão aptos para enviar informações a partir do novo sistema, ou até mesmo terceirizando esse tipo de serviço. Apesar de apresentar uma dificuldade inicial para a implantação, o eSocial trará benefícios para empresas ao reduzir a burocracia, sendo aconselhável usar as ferramentas disponíveis no mercado para sair na frente.