Sua empresa é do regime normal: lucro real ou lucro presumido? Então, com certeza, você já deve ter ouvido falar em SPED Fiscal e Contribuições. Se você nunca ouviu falar, saiba então que o seu contador, todo mês, envia um arquivo digital contendo toda a escrituração de documentos fiscais e outras informações de interesse do fisco.
Ainda que seu contador seja quem realize o serviço, saiba que, na realidade, a responsabilidade pela emissão dos arquivos do SPED é da empresa, pois as informações necessárias para geração desses arquivos estão nos sistemas de gestão utilizados por ela.
Como enviar o SPED Fiscal?
Como vimos, a responsabilidade pela geração do SPED é do contribuinte (empresa). Sendo assim, o normal é que este se atente a utilizar um sistema que possua a geração dos arquivos SPED em sua lista de funcionalidades.
Esse sistema deverá extrair as informações da gestão da empresa (notas fiscais e estoque, por exemplo) e depois importá-las no PVA (Programa Validador e Assinador), fornecido pela Receita Federal. Como o próprio nome sugere, esse PVA irá validar as informações do SPED e enviá-las a receita. Caso existam erros, tanto no layout quanto na validação das informações, o PVA irá gerar um relatório em PDF indicando as correções a serem feitas.
Por que essa responsabilidade acaba, em muitos casos, sendo atribuída ao contador?
Apesar de ser responsabilidade do contribuinte, muitas empresas acabam delegando essa tarefa para o contador. Isso ocorre por dois motivos principais:
a) As empresas não possuem sistemas de gestão que geram o arquivo do SPED, enquanto as contabilidades, por sua vez, em sua grande maioria, possuem sistemas fiscais que geram esses arquivos. Ainda assim, o problema é que as contabilidades não possuem todas as informações necessárias ao SPED. Então, muitas vezes, juntar todos os dados necessários é uma tarefa árdua. No fim, o SPED Fiscal é uma grande colcha de retalhos e leva-se muito tempo para conciliar os valores e validar o arquivo no PVA.
b) As empresas não possuem no seu corpo de funcionários alguém com conhecimento fiscal para realizar a escrituração dos impostos. Um exemplo claro disso é na operação de importação. O governo elevou em 1% a alíquota de COFINS desta operação, mas não permite a empresa se creditar desses 1%. Sendo assim, apesar de a nota fiscal possuir a alíquota de COFINS “cheia”, na hora de escrituração esses 1% devem ser ignorados. Esses nuances tributários geralmente são conhecidos pelos contadores, mas não pelos funcionários da empresa que operam os sistemas de informação. Não é difícil perceber que fazer o SPED Fiscal gera um custo adicional para o contador, pois é necessário tempo e mão de obra especializada para realizar esse trabalho. Passar a responsabilidade do SPED para o contribuinte é o sonho de qualquer contador, mas ao mesmo tempo é o pesadelo de qualquer empresa.
Como resolver o impasse?
Na minha opinião, é muito difícil para uma pequena empresa gerar o SPED Fiscal e Contribuições, ainda que seja de sua responsabilidade. Mais difícil ainda é convencer o empresário de que ele precisa contratar uma pessoa especializada somente para tratar nuances fiscais. Acredito que esse seja o motivo pelo qual os escritórios de contabilidade vêm assumindo esse trabalho. Imagine agora se a empresa utilizasse um ERP que fornecesse ao contador um módulo acessível através da internet, onde ele pudesse gerar o arquivo do SPED através das informações inseridas pela empresa nas operações do dia a dia. Essa seria a solução ideal para ambas as partes, certo?
Conclusão
Apesar da responsabilidade do SPED ser da empresa, o contador tem um papel importante no apoio a seu cliente. Utilizar um sistema online que possua um módulo para o contador gerar o SPED Fiscal é a solução para este impasse.