Ruído na comunicação é um problema que se assemelha a brincadeira do telefone sem fio. Lembra como funciona? Você recebe uma mensagem e deve passá-la para a pessoa ao lado. Essa, por sua vez, passava a mesma mensagem adiante até chegar a última pessoa do grupo. No final, era necessário conferir se a mensagem original sofreu alguma alteração no processo.
Eram poucos os casos onde a mensagem permanecia intacta, pois na maioria das vezes ela sofria tantas alterações que a versão final se perdia totalmente do sentido original.
Infelizmente isso também acontece dentro das empresas, mas ao contrário da brincadeira de criança, se há ruídos na comunicação os resultados são prejudicados, o negócio pode perder dinheiro e correr sérios riscos.
Neste guest post oferecido pela SimbioX, você vai descobrir o que é ruído na comunicação e como evitar que isso ocorra na sua empresa. Vamos lá!
O que é ruído na comunicação?
Podemos definir ruído na comunicação como uma falha no processo de envio de uma informação do ponto A ao ponto B. Sendo o ponto A o transmissor e o ponto B o receptor.
Ou seja, quando qualquer tipo de comunicação sofre alteração no caminho, por exemplo, uma mensagem no WhatsApp mal interpretada, isso é um tipo de ruído na comunicação.
Entenda como acontece o ruído na comunicação de empresas
O ruído na comunicação de empresas acontece em diversas situações, como em troca de e-mails, aplicativos de mensagens ou até mesmo em reuniões.
Veja um exemplo: certa vez, estávamos fazendo uma reunião importante para definir a nova identidade visual de uma empresa. Lá estavam reunidos os principais executivos e líderes de áreas. Conseguimos gerar boas ideias e criar um plano de ação com os próximos passos. O problema é que ninguém anotou nada. Então, quando cobrei um dos responsáveis pelo projeto, recebi uma resposta do tipo: “o que eu realmente precisava fazer? Se ninguém anotou, precisamos fazer uma nova reunião”.
Nesse caso, o ruído na comunicação foi não ter formalizado a informação de que seria necessário registrar as ideias porque elas seriam transmitidas para outras pessoas ao longo do projeto.
Veja exemplos de ruído na comunicação em empresas
A forma de comunicação interna das empresas mudou drasticamente nos últimos anos. Dos com murais e memorandos, houve uma evolução para sistema de comunicação interna, como intranets.
Naturalmente, o ruído na comunicação também evolui com o tempo. Inclusive, se você considerar a facilidade em compartilhar informações atualmente, podemos dizer que hoje, se comparado ao passado, os ruídos na comunicação têm maior potencial destrutivo para empresas. Ele pode acontecer por:
- e-mails;
- reuniões online;
- aplicativos de mensagens como Teams, Slack e WhatsApp;
- redes sociais corporativas;
- intranet;
- propostas e apresentações comerciais.
Veja este exemplo de mensagem disparada em uma empresa de laticínios americana:
Os trabalhadores não terão direito a horas extras referente aos serviços a enlatamento, o processamento, a preservação, a congelação, a secagem, a rotulagem, o armazenamento, o embalamento ou a distribuição de: produtos agrícolas, peixe e carne; e alimentos perecíveis.”
Aparentemente não há nada de errado, concorda?
Acontece que uma comunicação como essa rendeu um processo de 5 milhões de dólares. Alguns trabalhadores de uma empresa americana, alegaram terem feito horas extras em serviços de embalamento ー uma vez que no comunicado não fica claro se embalamento é uma atividade isolada ou dependente de distribuição.
Como evitar o ruído na comunicação?
Evitar ruído na comunicação exige repensar e revisar os fluxos de comunicação usados na sua empresa. Isso porque, a melhor forma de diminuir ruídos na comunicação é implementar processos claros sobre como a comunicação deve fluir em toda a empresa. Por exemplo:
- suas reuniões terminam com atas e são compartilhadas com todos os participantes?;
- você formaliza uma ordem dada a um colaborador por escrito, ou só a mantém verbalmente?;
- a troca de informações interna entre os colaboradores ocorre em ambientes onde você pode salvar e ter controle ou o WhatsApp é o principal aplicativo de comunicação?;
- você treina seus colaboradores sobre boas práticas para envio de e-mail, desenvolvimento de propostas e treinamento sobre regras de sigilo de informação?
Claro, esses são alguns exemplos, mas essa lista poderia ser bem maior. Por outro lado, não se iluda pensando que é possível controlar 100% dos fluxos de comunicação. Inevitavelmente, uma falha pode acontecer, afinal, não é possível e nem mesmo prudente agir como um fiscal da comunicação observando todo e qualquer movimento.
Como a tecnologia pode reduzir ruídos na comunicação?
Se por um lado a tecnologia amplia os efeitos nocivos do ruído na comunicação, por outro ela pode ser uma aliada para evitá-los.
Entretanto, mais importante do que a tecnologia em si, é ter um processo de comunicação bem estruturado, como você já viu neste artigo.
Dito isto, combinar fluxos de comunicação com tecnologia é uma boa estratégia para reduzir os ruídos na comunicação.
Agora, você deve estar se perguntando, mas qual tecnologia utilizar?
De maneira geral, a tecnologia deve permitir centralizar a informação para que seja fácil encontrar, compartilhar e editar – se necessário. Então, se sua empresa ainda se comunica internamente por e-mail, é hora de pensar em utilizar um intranet ou rede social corporativa.
Do mesmo modo, é importante monitorar os dados e informações para localizar possíveis pontos de falha. Para isso, há tecnologias como o Data Loss Protection (DPL) da Microsoft. Nela, é possível criar regras para localizar palavras sensíveis em documentos e e-mails, por exemplo.
Dessa forma, você define quais palavras precisam ser monitoradas e recebe alertas sempre que elas aparecerem em algum canal de comunicação da sua empresa.
Conclusão
Melhorar o fluxo de comunicação a fim de evitar ruídos vai salvar sua empresa de ter prejuízos financeiros de toda ordem.
Fonte: Blog Tangerino