A Escrituração Fiscal Digital (SPED), conhecida como SPED Fiscal ou EFD ICMS/IPI, é uma obrigação mensal para empresas brasileiras. Erros no envio da EFD são comuns, exigindo a retificação do arquivo digital enviado. Este artigo detalha o processo de retificação do SPED e como solicitar autorização à SEFAZ/BA quando necessário.
Prazo para Retificação:
Dentro do Prazo:
A retificação da EFD pode ser feita sem autorização prévia dentro do prazo legal.
O prazo é até o último dia do terceiro mês subsequente ao da apuração.
Exemplo: A EFD de janeiro de 2024 pode ser retificada até 30 de abril de 2024.
Basta enviar o arquivo digital retificado, substituindo completamente o anterior.
Após o Prazo (Retificação Extemporânea):
Retificações fora do prazo exigem autorização da SEFAZ (ICMS) ou da Receita Federal (IPI).
O processo de solicitação é feito online, com certificado digital, através do site da SEFAZ/BA.
A SEFAZ/BA disponibiliza um serviço específico para solicitar a autorização de retificação, acessado a partir da página do SPED Fiscal no site da SEFAZ/BA.
O contribuinte deve acessar a página do SPED Fiscal, clicar em “Solicitação/Cancelamento de Autorização para Retificação” e seguir as instruções para solicitar a autorização.
É necessário ter em mãos o arquivo da retificação antes de solicitar a autorização.
O arquivo deve estar no layout correto, assinado digitalmente (gerando um novo hash code) e seguir as especificações da Portaria CAT 147/2009.
O hash code do arquivo retificado é obrigatório para a SEFAZ.
O arquivo retificador deve estar no mesmo layout do arquivo original, mesmo que tenha havido atualizações.6
Solicitação de Autorização na SEFAZ/BA:
Para Chegar até a página que dá Acesso ao Pedido de Autorização você vai precisar primeiro chegar a uma página intermediária, que é a página do SPED Fiscal da Sefaz/BA, para isso siga o passo a passo listado abaixo:
Passo 1: Acesse o site da Sefaz/BA no seguinte endereço: https://www.sefaz.ba.gov.br;
Passo 2: Clique no botão Inspetoria Eletrônica;
Passo 3: clique no item SPED;
Passo 4: Clique no texto Escrituração Fiscal Digital.
Depois de fazer isso você estará na página do SPED Fiscal da Sefaz/BA. Lá você vai identificar no menu de serviços um link com o seguinte texto: Solicitação/Cancelamento de Autorização para Retificação, clique nele.
Depois de clicar neste link geralmente aparece uma tela com uma mensagem de erro de privacidade como a que é mostrada abaixo. Para passar por ela você deve fazer o seguinte: clicar no link Avançado e depois no link com Ir para sistemasweb.sefaz.ba.gov.br (não seguro).
Feito isso você estará na porta de entrada do sistema de Pedido de Autorização Para Retificação do SPED Fiscal da Sefaz/BA e agora você só precisa digitar o usuário e a senha do contribuinte que deseja retificar o SPED Fiscal:
O login e senha que você vai usar aqui é o mesmo que você utiliza para enviar a DMA ou acessar o DT-e por exemplo. Só para cobrir todos os detalhes, no caso do login, ele será a inscrição estadual do contribuinte, seguida de 00. Por exemplo, se a inscrição estadual do meu contribuinte é 123456789 o login dele será 12345678900.
Depois que você entrou no sistema é hora de fazer a solicitação do pedido de retificação, para isso, você vai clicar no menu Retificação e nas opções que se apresentarem selecionar Solicitação.
Na tela seguinte você verá um tipo de relatório onde constam todos os SPEDs enviados por este contribuinte. Neste momento você irá apenas selecionar o período que deseja retificar, podem ser quantos desejar. Feito isso basta clicar no botão Solicitar para dar prosseguimento ao processo.
Neste ponto você será levado a página onde deve informar o seu Nome e CPF ou os dados do solicitante da retificação. Abaixo do campo CPF existe uma caixa seleção que deve ser marcada para que você consiga prosseguir, ela diz respeito ao Termo SINIEF, que por sua vez, se refere a legislação que expliquei detalhadamente no artigo Quais São as Regras para Retificação do SPED Fiscal?, caso você não o tenha lido ainda é importante que o faça antes de concluir o processo de solicitação. Depois disso clique em Continuar.
Caso o contribuinte esteja sob ação fiscal no período ou períodos em que foi solicitada a retificação, você deverá informa-los na tela seguinte, se não houver nenhum período sob ação fiscal apenas clique em Continuar.
Caso você mude de ideia no meio do processo e queira excluir algum período selecionado nos passos anteriores, basta deixa-los desmarcados na tela seguinte, caso não hajam alterações a fazer apenas clique em Continuar.
Finalmente, depois de todo esse processo, chegamos a etapa final onde podemos ver uma prévia do recibo na tela com todas as informações sobre o contribuinte, o solicitante e os períodos a serem retificados. Depois de ler e concordar com as informações prestadas você deve clicar no botão Concluir / Imprimir Recibo para que o processo seja confirmado pela Sefaz/BA e se inicie o download de um arquivo .pdf que é o recibo que comprova a sua solicitação.
É importante ainda observar que a Sefaz aconselha que o contribuinte aguarde ao menos 24 horas para enviar o SPED Fiscal Retificado.
Pontos Importantes:
A autorização da SEFAZ/BA não garante a aprovação das informações; apenas permite a retificação.
A retificação substitui totalmente o arquivo original.
Não é possível retificar a EFD em caso de ação fiscal, débito inscrito em Dívida Ativa ou descumprimento de normas.
Geralmente não há taxas para retificação da EFD, exceto em casos específicos de ICMS, que variam conforme o estado.
Retificações após constatação de erros pelo fisco podem gerar multas.
Recomendações:
Mantenha os dados fiscais atualizados e em conformidade com as normas da SEFAZ/BA.
Revise cuidadosamente a EFD antes do envio para evitar erros e a necessidade de retificação.
Consulte um profissional contábil em caso de dúvidas.
Este guia fornece um panorama geral da retificação do SPED e da solicitação na SEFAZ/BA. É crucial consultar a legislação e os procedimentos específicos da SEFAZ/BA para garantir a conformidade.