O Livro Caixa é um item que ainda suscita dúvidas aos profissionais de contabilidade. Desde a sua confecção, passando pela obrigatoriedade que algumas empresas têm de mantê-lo, é comum que empreendedores busquem informações sobre o assunto em fóruns ou junto a profissionais de contabilidade. De fato, esse é um dos itens essenciais a serem observados em um negócio e, por essa razão, vamos detalhar nesse artigo a obrigatoriedade do Livro Caixa nas empresas optantes pelo Simples Nacional. Você sabia que o uso de um software de gestão financeira pode tornar esse processo mais simples?
O que é Livro Caixa?
O Livro Caixa nada mais é do que um documento no qual são feitos os registros dos fluxos financeiros, ou seja, as entradas e saídas de capital de uma empresa. Entre as muitas regras a serem observadas em sua confecção, é preciso que os registros sejam feitos em ordem cronológica, indicando-se dia, mês e ano. Porém, a utilização do Livro Caixa é facultativa para as empresas que não são optantes do Simples Nacional. Já para aquelas que se enquadram no Simples Nacional, é necessário manter esse registro. Portanto, vamos conhecer mais detalhes sobre a estrutura desse documento.
Como é estruturado um Livro Caixa?
Se a empresa se enquadra no grupo daquelas que obrigatoriamente precisam escriturar o Livro Caixa, então é de suma importância conhecer qual é a estrutura que esse documento deve ter. Basicamente, há que se prestar atenção no seguintes itens: data, histórico, crédito, débito e saldo total. Vamos entender cada um deles.
- Data – Esse é o primeiro item a ser observado na hora de construir o documento. Portanto, observe o saldo anterior constatado na data de início do Livro Caixa.
- Histórico – Nessa coluna é onde estarão registrados efetivamente as ações da companhia, o fluxo financeiro em si. Indique se é um pagamento ou um recebimento, descreva o motivo e informe o valor correspondente.
- Crédito – Nessa coluna devem ser informadas todas as entradas de dinheiro na empresa.
- Débito – Nessa coluna devem ser informadas todas as saídas de dinheiro da empresa.
- Saldo total – Aqui deve ser informado o saldo do dia. Para isso, realize o seguinte cálculo: saldo anterior + valores recebidos – valores debitados.
Para aqueles que utilizam softwares de gestão financeira e contábil tudo fica mais simples, já que os dados estão acessíveis a todo momento, permitindo a emissão de relatórios analíticos em tempo real.
Software de gestão financeira substitui o Livro Caixa?
Há muitas similaridades entre a contabilidade da empresa e as informações que são registradas no Livro Caixa. Na prática, o Livro Caixa é uma forma resumida de comunicar aos órgãos competentes todo o registro financeiro de uma companhia. Para o profissional de contabilidade que realiza essas tarefas, poder fazê-las em um software de gestão financeira certamente facilita bastante esse trabalho. Além de ter a oportunidade de automatizar muitas tarefas, como o registro imediato de entradas e saídas a partir de créditos ou débitos em conta ou notas fiscais emitidas, tudo fica mais organizado. Portanto, não se trata de substituir um pelo outro, mas sim de usar os softwares de gestão financeira como ferramenta necessária para elaboração do Livro Caixa. Mesmo em empresas com volume menor de transações esse tipo de suporte pode ser bastante útil.
Como se dá a escrituração do Livro Caixa?
O processo de escrituração do Livro Caixa é o ato em si do registro de fluxos monetários. Basicamente, o documento pode ser dividido em três partes principais, nas quais estão compreendidos os itens estruturais que já mencionamos anteriormente.
- Termo de Abertura – Parte inicial do Livro Caixa, aqui deve ser indicada a finalidade do documento, o nome da empresa e as suas informações essenciais, como endereço completo e CNPJ. É preciso indicar ainda o número de folhas e a data. O documento deve estar assinado.
- Folhas de Escrituração – Aqui devem ser inseridos os valores, ou seja, as entradas e saídas de capital. Organize as informações por data e disponha-as de forma individual.
- Termo de Encerramento – Essa é a última página do documento. Nela devem ser reafirmados os dados presentes na página inicial bem como data e assinatura do responsável.
Algumas dicas gerais para uma boa gestão de fluxo de caixa
Já citamos acima alguns conselhos para que você faça um Livro Caixa de maneira eficiente. Porém, convém ressaltar mais alguns aspectos que resultam em uma boa gestão financeira como um todo. O uso de um software de gestão, por exemplo, é igualmente benéfico.
Além de permitir acesso às informações em tempo real, múltiplos membros de uma mesma equipe podem ter acesso aos dados a partir de qualquer lugar. Delegue uma pessoa para ser a responsável por gerenciar esses dados. Nas grandes empresas, os profissionais de contabilidade, em geral, são os responsáveis por acompanhar mais de perto esses fluxos.
É importante que a transição de informações envolva todos os setores. Um centavo gasto é um centavo que precisa estar descrito no fluxo de caixa. Caso contrário, seu cliente corre o risco de planejar sobre uma projeção de base pouca sólida e o resultado disso pode ser desastroso.
Por fim, não deixe de realizar relatórios mensais ou periódicos, se o contrato com seu cliente prever essa possibilidade. Esses dados compilados devem ser analisados pelos acionistas, pelos proprietários ou pelos gestores, de forma a identificar se há margem para redução dos gastos ou mesmo oportunidades para ampliar as receitas mediante investimentos.
Acima de tudo, é fundamental refletir sobre as informações obtidas, e não apenas arquivar o documento. O papel do profissional de contabilidade moderno é ser proativo, oferecendo elementos de grande valia na tomada de decisões.
O fluxo de caixa pode ser um elemento vivo para diagnóstico e tomada de decisão nos negócios. Para isso, ele deve ser mantido sempre atualizado e os responsáveis por direcionar as políticas da empresa devem ser envolvidos no processo.