Tendências da Contabilidade Digital. Atravessamos um momento da história, diferente dos demais, em que muitas das nossas atividades são apenas possíveis pelo uso da tecnologia. A leitura deste texto, por exemplo, acontece somente porque temos computador e/ou celular conectados à internet que possibilitam essa publicação ser compartilhada e lida por vocês.
Sabemos e vivemos, portanto, em um mundo permeado por mudanças tecnológicas que por sua vez influenciam, e influenciarão ainda mais, a área da contabilidade. Transformando o cotidiano do contador, que precisará adequar-se e enfrentar os novos desafios da atuação contábil na era da informação.
Da calculadora de bobina às escriturações eletrônicas
Nos últimos anos a contabilidade sofreu uma aceleração em relação às mudanças que não afetaram somente leis e normas, mas principalmente práticas ligadas a mudanças no cotidiano e à forma de se fazer a contabilidade. Essas transformações começaram a partir do momento em que os computadores ocuparam o lugar das máquinas de datilografia e calculadoras de bobinas das mesas dos contadores.
A evolução tecnológica possibilitou que entregássemos informações muito mais detalhadas e em tempo hábil por meio de relatórios padronizados impressos em layout e formatação adequada, auxiliando na administração das empresas e nas tomadas de decisões gerenciais.
Além disso, a massificação dos computadores de uso pessoal intensificou a utilização de sistemas próprios para os escritórios como o ERPs ou os sistemas integrados. Refletindo em ações atuais em que são adotados a escrituração e a transmissão eletrônica de informações pelo governo para a implementação do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) e o eSocial. (valendo lembrar que, estes últimos marcam o início da contabilidade digital).
O que é a contabilidade digital?
A contabilidade digital, também conhecida pelos nomes de contabilidade virtual ou contabilidade 2.0, se caracteriza por uma maneira de fazer contabilidade com o auxílio de ferramentas e de recursos tecnológicos. Deste modo, toda comunicação, transmissão, recepção, autenticação, validação e armazenamento dos livros contábeis se tornaram eletrônicos, transformando completamente a forma que a contabilidade era elaborada pelos profissionais da sua área.
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Além disso, as mudanças na área colaboraram para a integração dos fiscos, Receita Federal, postos fiscais e Previdência, padronizando as obrigações acessórias para uma melhora na eficiência dos processos fiscais e de controle, promovendo ainda mais a desburocratização por meio da eliminação de redundância nas declarações e consequentes ganhos e benefícios para as empresas.
Sua base digital atualmente é o SPED, constituindo-se também pela Escrituração Fiscal Digital (EFD), Escrituração Contábil Digital (ECD), Nota Fiscal Eletrônica (NFe), Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe), Escrituração Contábil Fiscal (ECF), eSocial e EFD-Contribuições.
Os benefícios da contabilidade digital
Com a aplicação dos recursos tecnológicos aos escritórios de contabilidade e departamentos contábeis, muitos hábitos tradicionais ou maneiras de se fazer as operações deixarão de existir e outras ferramentas e práticas passarão a ser adotadas.
Pilhas de papéis impressos
- Dispensa de impressão de documentos para a conferência e digitação, os quais passam a ser acessados digitalmente e armazenados em mídias ou nas nuvens, gerando redução de custos em relação à aquisição de papel, tonners e armazenamento em espaços físicos, além de diminuição do impacto ambiental.
Horas digitando
- A redução de processos de digitação devido à integração dos arquivos das notas fiscais em arquivos XML com o sistema do escritório;
- O fim da necessidade de digitação dos lançamentos contábeis devido à possibilidade de integração entre o sistema do escritório e do cliente.
Horas de trabalho
- A redução do tempo de entrega e a apresentação dos relatórios e demonstrativos pela possibilidade de acesso em tempo real às informações, promovendo assim a conveniência para clientes e contadores na visualização de documentos a partir de qualquer lugar que se ofereça um ponto de acesso à internet;
- A economia gerada pela redução burocrática;
- O atendimento e a comunicação entre cliente e prestador de serviços poderão ser feitos remotamente, acabando com a limitação em relação às distâncias;
- A conciliação bancária por meio de digitação dos extratos bancários deixará de existir devido à integração dos arquivos bancários com o sistema contábil.
Ganho em produtividade
- A possibilidade de aumento do portfólio de serviços;
- A melhor organização e gestão do tempo;
- O contador poderá agir de forma proativa como um consultor devido à agilidade dos processos, colaborando para um melhor desempenho da empresa cliente.
Aumento da eficiência e valor do trabalho
- A integração e a visualização dos dados em tempo real por todas as partes o que gera transparência.
- Possibilidade de redução do valor dos honorários, tornando-os mais competitivos.
- Agregação de valor aos serviços.
- Alto nível de atendimento.
Impacto da contabilidade digital para o contador
Como vimos, as evoluções tecnológicas trouxeram vários benefícios para a área contábil. Porém, seu uso não é simples e nem sempre fácil de fazer. Ter estratégias, criar planejamento e adequar-se às operações contábeis com o suporte da internet, exige que quase sempre tenhamos à disposição conhecimentos atualizados e padrões no mercado.
As principais mudanças que a internet provocou no mercado nos últimos anos estão: na modificação das estruturais das empresas; nos novos processos e contratos com clientes; nas tomadas de decisões dos contadores; nas escolhas de estratégias eficazes e rápidas no cotidiano; na organização e no clima do ambiente, como também os hábitos dos contadores; e, especialmente, na segurança digital dos dados dos nossos clientes.
Por isso, separamos dicas de como usar a internet a favor do nosso trabalho e mostraremos como o auxílio das tecnologias mudou a nossa rotina.
A contabilidade com o auxílio das tecnologias
Os aspectos estruturais
Os escritórios estão fazendo uso dos softwares e ferramentas de gestão integrada (ERPs contábeis), computação em nuvem, gestão de processos, integração com os softwares de gestão da empresa do cliente, softwares e plataformas de gestão de documentos fiscais para consulta, download e armazenamento de NFes, CTes e outros documentos via XML, DANFe. Expansão do uso de aplicativos de celulares, servidores, comunicação remota com o cliente através de videoconferências, marketing digital, etc.
Os aspectos dos processos
Os processos contábeis, fiscais, de RH e de apoio sofreram grandes impactos positivos, estendendo as possibilidades de automação de diversas tarefas, como o acesso eletrônico as notas fiscais e a integração automática pelos sistemas, a integração eletrônica dos extratos bancários via arquivos (.ofx), a entrega das guias por e-mail, a eliminação de papel, reduzindo consideravelmente o volume de armazenagem de documentos e melhorando o gerenciamento e acesso.
O planejamento e estratégias
Com o aumento da eficácia e eficiência produtiva, os escritórios estão conseguindo investir tempo em planejamento e elaboração de estratégias para seus negócios, algo que até pouco tempo era impossível de se fazer devido à necessidade de atuação de seus gestores nas tarefas operacionais. Com essa mudança de foco por parte da administração, muitas organizações estão tendo saltos de crescimento excepcionais em curtos espaços de tempo, pois o empreendedor contábil não precisa mais se ocupar com atividades somente burocráticas, que agora podem ser realizadas mais rapidamente pelos sistemas de computadores.
A cultura
Com essas mudanças, as pessoas que atuam nas organizações contábeis estão se adaptando ao uso de ferramentas tecnológicas, e se aproximando ainda mais dos clientes devido à demanda por serviços com maior customização. As entregas estão sendo feitas online, via e-mail e os contadores estão podendo participar de forma compartilhada da gestão das empresas de seus clientes, atuando como consultores em processos de formação de preços, análises financeiras e de desempenho, planejamento tributário, controles e projeções de orçamentos, entre outros.
Os hábitos de trabalho
O principal desafio é mudar os paradigmas, pois a maioria dos profissionais que já estão atuando há algum tempo, tendem a manter hábitos associados à contabilidade tradicional, ou seja, padrões e modelos, sendo comum preferirem técnicas e ferramentas mais convencionais, afinal eles não são profissionais da área de T.I., e as novidades na área contábil não são tão corriqueiras. Normalmente as atualizações estão associadas à área fiscal, às leis e obrigações e não aos mecanismos e meios.
As necessidades da nova geração de consumidores
A evolução tecnológica afetou toda a cadeia, por isso é importante que haja atenção à demanda do cliente, muitos deles estão utilizando meios diferentes de vendas como a venda online (e-commerce), e necessitam de outras maneiras de atendimento para suas demandas. Por isso, é preciso estar atento ao novo perfil do consumidor, à adaptação aos seus sistemas e à prospecção de novos clientes.
A necessidade de segurança digital
Com o uso intenso das tecnologias e dos meios digitais, houve uma crescente necessidade para o aumento na segurança das informações devido ao risco de roubo ou perda. É necessário se proteger de acidentes, da ação de criminosos e até mesmo da ação do tempo, para que a segurança das informações e a integridade dos dados de seus clientes sejam preservados.
As principais ferramentas de proteção são os programas antivírus, firewalls, sistemas de criptografia de dados, servidores dedicados à segurança, entre outros, sem ignorar a necessidade de apoio de prestadores de serviços de TI especializados na área de segurança da informação.
Conclusão
Após as explicações, o que fica para nós contadores, é que não podemos ignorar os avanços reais da contabilidade. Ao ignorar essa necessidade da adequação à nova maneira de fazer contabilidade, perdemos inúmeros benefícios em relação à qualidade e à produtividade.
Sabemos que o maior desafio é nos adaptarmos para que nos mantenhamos de acordo com as exigências e com os novos padrões de mercado que estão cada vez mais competitivos; além, dos consumidores exigentes e conectados com as novidades.
Em pouco tempo todo nosso setor contábil deverá corresponder a essa nova realidade, por isso não podemos deixar para depois. Precisamos começar agora nossos trabalhos de mudança para os novos padrões tecnológicos da contabilidade digital.
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