O SPED Contábil e o SPED Fiscal são instrumentos que estão relacionados aos impostos que as empresas brasileiras precisam entender e, assim, atuar dentro das normas e leis vigentes no País.
Aliás, o Brasil é um dos mais burocráticos e dos que mais cobra impostos, fato que não é novidade para nenhum empresário. Por isso, saber quais são os impostos obrigatórios para o seu tipo e tamanho de negócio é essencial, ainda que não seja uma fácil tarefa.
Exatamente por isso, vimos utilizar este artigo para falar especificamente sobre o SPED Contábil e o SPED Fiscal.
O que é SPED Contábil?
O SPED Contábil é um sistema que visa informatizar toda a relação entre a Receita Federal e o contribuinte de maneira a dar mais agilidade e redução de custos na comunicação dos impostos. Além disso, ainda oferece mais controle e facilita a fiscalização por ser um sistema integrado.
As empresas devem usar o SPED Contábil para registrar todo tipo de atividade relacionada à parte contábil do negócio munidas de dados como data, CNPJ dos envolvidos, documentos gerais e classificação contábil.
O que é SPED Fiscal?
Já o SPED Fiscal, é usado para que as empresas possam informar dados sobre a suas apurações de ICMS e IPI, impostos relacionados às operações comerciais em geral.
Mais uma vez, o foco está em diminuir a burocracia no momento dos pagamentos dos muitos impostos devidos às empresas. A ideia é que exista uma padronização na prestação de contas que tende a oferecer mais agilidade não somente na entrega das declarações, mas também às consultas, já que o cruzamento de dados (prática utilizada para encontrar erros e sonegação de impostos) se torna mais rápido e assertivo.
Como funciona o SPED Contábil e Fiscal?
De forma sucinta, podemos dizer que a empresa contribuinte manda um arquivo digital onde estão todos os dados contábeis ou fiscais que sejam do interesse dos órgãos fiscalizadores de tributos empresariais (o chamado Fisco).
Feito isso, o SPED será validado por um programa conhecido por PVA (Programa Validador e Assinador) de propriedade do próprio SPED. Por fim, o documento é assinado digitalmente e, aí sim, é considerado um documento válido pelo Fisco. Para mais informações quanto à assinatura digital, acesse o site do SPED.
Com tudo isso em mente, é preciso ficar atento também à possíveis erros que podem causar uma série de punições como juros, multas e até mesmo a impossibilidade da continuidade das operações comerciais.
Veja alguns problemas no preenchimento do SPED que são comumente encontrados:
- O campo segmento não foi comunicado;
- Campo de data nas notas de serviço ou do movimento não foi preenchido;
- O número da nota difere nos campo “chave de acesso” no campo “número da nota de entrada”;
- CST com algum erro;
- A configuração da alíquota não consta da tabela de alíquotas permitidas pela receita federal;
- Algum dos campos tidos como obrigatórios não preenchido;
- O contador cadastrado não é o mesmo responsável que pelo período da apuração;
- Regime de apuração de PIS/COFINS não ajustado nas configurações da empresa;
- Apuração do IRPJ não ajustado nas configurações da empresa;
- Nota de entrada com informações erradas ou inválidas na situação tributária;
- A combinação CFOP CST informada é inválida
- CFOP informado de forma errônea;
- Documento inicial ou final informado incorretamente;
- Situação tributária de PIS e COFINS estão diferentes;
- As apurações do menu Escrituração PIS/COFINS não foram geradas no validador;
- Os códigos do NCM do item da nota de entrada ou de saída estão diferentes do que foi informado em cadastro de produtos.
Quais as vantagens dos SPED’s?
Além de tudo que falamos até aqui neste artigo como uma maior agilidade e eficiência (já que é reduzida a necessidade do deslocamento e existe mais velocidade na conclusão de todo o processo) existe ainda uma grande redução do custo que é causado a partir da movimentação intensa de papéis (que englobam manuseio e armazenamento) e, por fim, um dos fatores mais importantes que é o aumento da segurança na comunicação e armazenamento dos dados.
A obrigatoriedade da assinatura digital é o principal fator que garante a segurança da prestação de contas. Isso porque desta forma, são reduzidas as possibilidades de fraudes tanto por parte da empresa contribuinte como do Governo, que não cobra valores acima dos devidos.
Considerações finais
Bem, é importante ressaltar que o SPED é obrigatório para as empresas brasileiras, por isso, o Governo Federal buscou uma forma de desburocratizar este processo com o uso destes sistemas.
Além disso, abordamos a possibilidade de uma série de erros que precisam ser avaliados e devem receber atenção especial quanto ao preenchimento, por isso, é fundamental que a empresa conte com um sistema de gestão integrada para esta comunicação.
Estes sistemas são integrados ao SPED e ainda que não exista uma obrigatoriedade quanto ao seu uso, eles facilitam demais a comunicação dos dados já que armazenam essas informações de maneira mais precisa e atualizada, o que evita a possibilidade de gerar erros.
Sendo assim, se a sua empresa já não conta com um sistema que é focado na gestão de todos os processos internos, então é bom que se tenha ciência do quanto ele pode facilitar a vida contábil da empresa.